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西安軟件外包酒店管理系統需求分析

發布時間:2011-12-1  瀏覽次數:108次  字體【    】
酒店管理系統需求分析系統概述
一、系統介紹
酒店管理系統是一套功能強大而又簡便實用的管理管理軟件,其實現的功能包括客房預定系統、前臺接待系統、前臺收銀系統、帳務系統、管家系統、電話系統、經理系統`、帳務報表、幫助信息等九大功能???,實現了餐飲住宿娛樂企業日常營運的全面自動管理,是餐飲住宿娛樂企業進行電腦信息化管理的理想選擇。
二、系統目標
酒店管理系統將先進的電腦技術與現代酒店服務管理完美地結合起來,實現了住宿、餐飲、娛樂全新概念的服務和管理方式。本管理系統參照了大量的同類軟件,旨在用計算機系統來完成所有能完成的工作,并保持很高的靈活性和易操作性,并使該軟件具備以下優點:
    1.電腦收銀,打印帳單:快速準確,減少賓客等待時間,并可杜絕收銀過程中的舞弊現象。
    2.高效的客房管理:能有效的提高房率,增加營業收入。
    3.提高決策依據:管理者可以隨時了解經營情況,以制定相應的經營方針。
    4.減輕員工的工作負擔:從而使員工把更多的精力放在提高為賓客服務的質量上。
    5.簡單、方便地保存和查詢歷史資料。
    6.樹立良好的酒店形象。
三、系統功能
1.客房預定系統
       散客預定
       團體預定
       客房預定
       預定未到處理
       預售查詢
      預定系統可隨時查詢30天以內酒店客房預售一覽表,及可售房間數,可查詢某間客房預定情況。對??涂墑褂孟低車目屠柿顯ざ芭惴?,可大大減少資料的輸入
   2.前臺接待系統
        散客入住登記
        合約入住登記
        團體自動入住和手動入住
        補填客單
        修改客人信息、轉房、調房、設置房態、客人留言
        預定客房查詢
        可售客房查詢
    客人一旦入住酒店,將允許客人先消費(簽單),后付帳(使用一卡通)。系統還設計了限制消費的功能。團體入住后除了每個團員有自己的帳外,系統還自動產生該團的主帳號,操作員每一個消費記入成員帳還是記入團體帳,該團成員的房租將自動記入團主帳。
   3.前臺收銀系統
        記帳 (包括客人在酒店各營業場點的消費)
        埋單
        限制客人消費
        退房
        押金加入
        查帳 (可查總客帳、總收入帳、總消費帳)
        轉帳
        設置跑單
        客用保險箱管理
        團體埋單及退房
    每一個客人從預定房間起系統(一卡通系統)內已自動產生了該客人的帳號,住店的客人享受酒店的短期貸款,可以在酒店絕大部分簽單,這將刺激客人的消費心理,增加酒店的收入,記帳功能主要加入酒店暫無連網的那些消費場所和諸如賠償、日租、特別消費等。酒店管理者還可根據客人的情況鎖住其帳號,以限制其消費。
    前臺收銀系統的埋單又與其他營業場所不同,前臺的埋單允許客人一帳多單,分期埋單,分類別埋單,退房時能自動檢測:客人的帳務余額為零;客人帳號的帳項為空;保險箱鑰匙以歸還,否則系統拒絕退房。
轉帳功能也具有萬能分帳的功能,既不但可以把幾個帳號的消費轉入另一帳號,也可把某一帳號特定時期特定幾類消費轉入另一帳號,轉帳帳項將留下記號并且留下記錄以方便查核人員核對。
    團體埋單與其他埋單相同,而團體退房則采用全自動方式,不必一一輸入房號。如果系統檢測到某團的成員全部已退房,團主單也隨即自動退出。
4.帳務系統
    除具有收銀系統的功能外,還具有糾錯、報表輸出等功能,能將損失降至最低
5.管家系統
     設置凈房、臟房、壞房、及取消壞房
     設置SKIP房、SLEEP房
     查詢凈房表、臟房表、壞房表
     房間狀態
     新入住查詢
 6.電話系統
      自動計費
      夜審系統
    夜間稽核應該是控制酒店經營的一個核心部分,每天的經營情況都必須經由夜間審核.本系統提供的功能有:過房租.每天一次地將在住客的帳目加上當天的房租費用日營業報表.將當天的收入分類統計.產生客人余額表.客人明細帳查詢.便于夜審人員核對明細帳.
      客人信息查詢
      動態房態查詢
      房間明細帳查詢
      收銀員報表
      當日入住客人報表
 7.客歷系統
      客人資料手工、自動輸入
      客人資料查詢與修改
      黑名單
      入住客人自動查詢客歷
      入住客人自動歸入客歷
      客歷合并
 8.合約系統
可將酒店簽約的單位或個人的資料輸入電腦,并可隨時查詢、修改和刪除。凡合約單位或個人入住,均可自動填單。系統還可自動打印與合約單位或個人來往的信函信封等。
9.經理系統`
      修改客房定價
      增加、刪除、修改各級密碼
      修改特別客單
      設置系統參數
      內部銀行系統(即IC卡功能)
      數據整理
      自我診斷
      數據備份
10.總經理系統
      住店客單查詢
      查詢客房狀態
      查詢可售情況
      客房占用統計
      帳務查詢
      萬能查詢
      報表輸出
11.密碼管理系統
12.報表系統
  (1).客房占用表
  (2).轉房改租表
  (3).預定未到表
  (4).客房取消表
  (5).房租分析表
  (6).經營統計表
  (7).可售情況表
  (8).房間狀況表
  (9).壞房報告表
  (10).日租統計表
  (11).合約銷售表
 13.帳務報表
   (1).收入報表 (前臺收入明細表、現付收入明細表)
   (2).消費報表
   (3).顧客帳務(住客帳務、離店客人帳務和跑單帳務)
   (4).交班報表
   (5).信用卡報表
   (6).街帳報表
   (7).應收報表
   (8).催帳報表
   (9).轉帳報表
   (10).借貸總表
   (11).聯網消費
   (12).酒店總表
四、數據流圖設計及分析
1.系統各??櫸治?、DFD圖和數據字典
     總流程圖

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客人
酒店管理系統
登記
 
客人
離店憑據

                         圖 2. 系統總流程圖
表1: 系統總流程數據字典
數據流名:  登記
組    成:  {客戶信息}+{房間信息}+{押金}+時間
 
數 據 項:  客戶信息
備    注:  個人或團隊
組    成:  身份證號+姓名+性別+年齡+民族+出生日期+家庭住址
             +VIP+人數+單位+單位地址+電話+手機+BP機號碼
             +E-MAIL地址+照片
組    織:  身份證號
 
數 據 項:  客房信息
組    成:  房號+類型+單價+狀態
組    織:  房號
 
數 據 項:  狀態
取值:  空房可用
        空房待修
        預訂占用
        正在占用
 
數 據 項:  押金
組    成:  預訂金+入住押金+入住租金
取    值:  現金
            信用卡
            轉帳支票
            掛帳
            免費
 
數 據 項:  時間
組    成:  預訂時間+入住時間+預計離店時間+住宿時間
 
數據流名:  離店憑據
備    注:  指客人辦理手續后,所持有的酒店開出的票據
組    成:  住店發票+停車場收據+其它票據

數據庫1
.2 第二層流程圖

 
客人
前臺
后臺
停車場
數據庫2
數據庫3

   表2:流程圖數據字典
數據處理名:前臺加工
簡      述:在酒店中直接與客人發生關系的活動,為客人提供的一切服務,包    括  
            客人進入酒店前的預訂,預訂后的入住,消費,以及離店前的手續
            辦理。
組      成:預訂+接待+取消預訂+離店
 
數據處理名:后臺加工
簡      述:在酒店中不直接與客人發生關系的活動,包括間接為客人提供的服
            務,以及酒店的內部管理體系,主要是庫房管理,IC卡管理,總理
            查詢等。
組      成:數據備份+經理查詢
 
數據處理名:停車場加工
簡      述:為酒店內外客人提供停車的系統。
 
數 據 庫1:所有在前臺與客人有關的信息庫。
組      成:歷史客人信息表+房間占用信息表+IC卡管理表
 
數 據 庫2:
組      成:酒店日常消耗品庫存管理表+日現金帳目表
 
數 據 庫3:
說     明:停車場建立的有關車輛進出停車場的時間及費用信息表。
 

客人
預訂
離店
接待
取消
預訂
3 前臺子系統:

                     圖 4. 前臺系統示意圖
備注  按照客人從住店、離店的過程將系統劃分為預訂、接待、取消預訂和離店四個處理過程??腿送üざ?,也可直接到酒店登記住宿??腿嗽ざ┖?,也可能取消預訂。
客人分為個人與團體兩類。
個人預訂

掛帳個人表
訂金
預訂證明表
客人
收 銀
訂房
預訂金入帳表
客人預訂信息表
客人
客人信息查詢
客人黑名單
房 間
查 詢
客房預訂信息表1
客房預訂信息表2
是黑客
有無指定房間
已預訂完
訂金收據
預訂登記表

表3: 個人預訂數據字典
數據處理名:房間查詢
簡      述:根據客人的預訂要求,查詢客房預訂信息表,確定是否有空房
輸      入:客戶信息,來源:外部實體“客人”
輸      出:[1] 無客房,去處:外部實體“客人”
            [2] 有客房,預訂登記表,去處:“客人信息”
 
數據流名稱:預訂登記表
簡      述:在房間查詢有房時所填的表,用于記載客人信息
組      成:身份證號+姓名+性別+年齡+民族+國籍+家庭住址+VIP+電話
 
數據處理名:訂房
簡      述:根據客人的預訂要求,確定客人訂什么房,哪類房,多少間房,是否
            確定具體房間。
輸      入:訂金收據,來源:收銀
輸      出:預訂證明表,去處:外部實體“客人”          
 
數據流名稱:預訂證明表
簡      述:在訂房、收銀后所填的表,用于記載客人訂房的信息和證明
組      成:身份證號+姓名+性別+家庭住址+電話+押金+房間數量、類別+時間
客人來店預訂,服務員查詢“客房預訂信息表”,無空房則返回客人。有客房則登記,并核對“客人黑名單”(進行消費而未付帳的客人名單)及“掛帳表”,無誤后收取預訂押金并記入“預訂金入帳表”。進行訂房,將預訂信息記入“客人預訂信息表”,修改“客房預訂信息表”的客房狀態,給客人預訂證明表。預訂完成。
(2)團隊預訂

是黑客
已預訂完
預訂證明表
 
 
 
 
收 銀
訂房
預訂金入帳表
團體預訂信息表
客人
客人信息查 詢
客人黑名單
房 間
查 詢
客房預訂信息表1
客房預訂信息表2
有無空房間
訂金收據
交款
預訂登記表
掛帳單位表

數據處理名:房間查詢
簡      述:根據客人的預訂要求,查詢客房預訂信息表,確定是否有空房
輸      入:客戶信息,來源:外部實體“客人”
輸      出:[1] 無客房,去處:外部實體“客人”
            [2] 有客房,預訂登記表,去處:“客人信息”
 
 
數據流名稱:預訂登記表
 
 
簡      述:在房間查詢有房時所填的表,用于記載客人信息
 
 
組      成:團隊ID號+團隊名稱+領隊人+領隊手機+團隊開戶行+帳號+地址+聯系
            電話+人數+人員名單+房間數量
 
數據處理名:訂房
簡      述:根據客人的預訂要求,確定客人訂什么房,哪類房,多少間房,是否
            確定具體房間。
輸      入:訂金收據,來源:收銀
輸      出:預訂證明表,去處:外部實體“客人”          
 
數據流名稱:預訂證明表
簡      述:在訂房、收銀后所填的表,用于記載客人訂房的信息和證明
組      成:團隊ID號+團隊名稱+地址+聯系電話+人數+進店日期+離店日期+房間
            數量+押金。    
     團體預訂與個人預訂基本一樣,只是將團隊預訂信息記入“團體預訂信息表”。
 
(3)取消預訂
 
 
 

客人
退款
客人
團體或個人預訂信息表
客房預訂信息表
預訂金入帳表
預訂查詢
客人預訂信息表1
預訂登記表
預訂收據
現金
退款記錄表

數據處理名:預訂查詢
簡      述:核對客人的“預訂證明表”。
輸      入:預訂證明表,來源:外部實體“客人”
輸      出:預訂收據,去處:退款處理

客人黑名單
    客人要取消預訂,只需將“預訂證明表”和“預訂收據”交給服務員,經核對后退款并修改“客房預訂信息表”及“團隊或個人預訂信息表”。

 
 
 
無空房
是黑客
 
 
客人查詢
歷史客人信息表1
收 銀
押金入帳表
查詢空房
目前房間占用信息表1
有無空房間
有客人ID的IC卡
客房占用信息表2
歷史客人信息表2
交款
住房登記表
掛帳單位
寫IC卡
IC卡管理表
IC卡鎖
押金收據
(4) 接待團體(未預訂的客人)

 
表6:接待團體數據字典
數據處理名:空房查詢
簡      述:根據客人的住房要求,查詢“目前房間占用信息表”,確定是否有空房
輸      入:客戶信息,來源:外部實體“客人”
輸      出:[1] 無客房,去處:外部實體“客人”
            [2] 有客房,住房登記表,去處:“客人查詢”
 
數據流名稱:住房登記表
簡      述:在房間查詢有空房時所填的表,用于記載客人信息
組      成:身份證號+姓名+性別+年齡+民族+國籍+家庭住址+電話+單位
 
數據處理名:客人查詢
簡      述:根據客人的住房登記表,從“客人黑名單”、“掛帳單位”等多個表中
            查詢核對。
輸      入:住房登記表,來源:查詢空房
輸      出:交款,去處:收銀處理         
 
數據流名稱:押金收據
簡      述:在收銀后所開出的證明,用于記載客人住房時交的押金
組      成:身份證號+姓名+押金金額+房間數量、類別+入住時間+離開時間
(5) 接待個人(未預訂的客人)

 
 
客房預訂信息表3
查詢驗證預訂表
團體預訂信息表
預訂金入帳表
寫IC卡
收 銀
住房押金入帳表
 
 
客房占用信息表
住店客人信息表
查詢客房
預訂證明表
押金收據
有客人ID的IC卡
登記表
交款
IC卡管理
IC卡鎖
掛帳單位
     接待的客人是個人時,過程基本與接待團隊相同,首先通過“目前房間占用信息表”查詢目前有無空房,有則填“住房登記表”,根據客人的信息核對 “客人黑名單”、“掛帳個人”等多個表,確認后收取住房押金,將客人的有關信息記入“歷史客人信息表”并用寫卡機將客人的ID寫入IC卡。

(6)接待團體(已預訂)
 
圖 10. 接待預訂團體DFD圖
    表7:接待預訂團體數據字典
數據處理名:查詢驗證預訂表
簡      述:核對客人的預訂表是否與數據庫中的相符
輸      入:預訂證明表,來源:外部實體“客人”
輸      出:登記表,去處:查詢客房
   
接待團隊(已預定)的過程與接待未預訂的相似,只是開始要驗證“預訂表”,同時不必進行客人查詢而可直接入住。將預訂金轉為住房押金。
(7) 接待個人(已預訂)

 
 
查 詢驗證預訂表
個人預訂信息表
預訂金入帳表
寫IC卡
收 銀
住房押金入帳表
 
 
客房占用信息表
住店客人信息表
查 詢客房
有無空房
押金收據
有客人ID的IC卡
登記表
交款
IC卡鎖
IC卡管理
掛帳個人
客房預訂信息表3
 

圖11. 接待預訂個人DFD圖
接待個人(已預定)的過程與接待未預訂的相似,只是開始要驗證“預訂表”,同時不必進行客人查詢而可直接入住。將預訂金轉為住房押金。

客人
退房
收 銀
客房占用信息表
住房押金入帳表
客人
歷史客人信息表
有客人ID的IC卡
退房憑據
離店發票及多余押金
酒店實際現金收入表
IC卡管理
IC卡鎖
圖12. 離店收銀DFD圖
 

(8)離店
表8:離店收銀數據字典
 
數據處理名:退房
簡      述:在客人離店的時候,核實房間的物件等,同時更改“客房占用信息表”
輸      入:有客人ID的IC卡,來源:外部實體“客人”
輸      出:[1] 有問題,去處:外部實體“客人”
            [2] 無問題,退房憑證,去處:收銀
 
數據流名稱:退房憑證
簡      述:在房間核實無誤后開給客人的允許結帳憑證
組      成:身份證號+姓名+性別+IC卡ID號+客房核實結果
 
數據處理名:收銀
簡      述:根據客人的消費進行收取費用、退還押金。調用IC卡管理子??槭垢?/DIV>
            卡號作廢。將客人信息記入數據庫備查。   
輸      入:退房憑證 ,來源:退房
輸      出:離店發票,去處:外部實體“客人”          
      客人可保留IC卡,以后如再到該酒店,經修改IC卡仍可使用。
 
   4 后臺子系統:

經 理
查 詢
庫存物資表
服務員
前 臺
數 據
備 份
 財 務
各種客人信息
現金入帳表
     

后臺不與客人發生直接的接觸,主要支持經理查詢、庫房管理、數據的備份以及財務上的管理。
5 數據備份

前 臺
數 據
備 份
客房占用信息表
日現金入帳表
客人信息表
各種信息
查詢
前 臺
IC卡管理
IC卡鎖
客人預訂信息
客房預訂信息表
 

  
五、用戶需求分析
隨著人民生活水平的提高,餐飲,住宿,娛樂業在服務行業中占有越來越重要的地位。要使在當前酒店行業日趨激烈的競爭中脫穎而出,必須努力發展自己的特色。
在管理方面也要有自己的管理特色,避免傳統管理方法的失誤,使得酒店的信譽以及各個管理方面都能夠出現零失誤,以及能夠給管理者和普通的營業員帶來操作上的方便,對整個酒店各個方面的業務帶來快捷,方便,高效的服務,使用戶能夠對這個軟件感到滿意,那么才是管理軟件的成功之處。
          
 
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